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Inventur bei Modulor: Schnell und sicher dank Produktplattform Ontego


IT Papierlisten ade:

Das Berliner Handelsunter­nehmen Modulor hat eine Softwarelösung für die Inventur eingeführt, die auf das vorhandene ERP-System aufsetzt.

Etwa 40.000 verschiedene Artikel, vom Pinsel bis zur Litfaßsäule – die Berliner Modulor GmbH hat das passende Material für Projekte im Sortiment. Im Ladengeschäft am Moritzplatz in Kreuzberg bekommen die Kunden – vom Architekten, Künstler oder Designer bis hin zum Berlin-Touristen auf der Suche nach einem coolen Souvenir – auf 5.000 Quadratmetern nicht nur die gewünschten Produkte, sondern auch die passende Beratung und Lösungen vom Experten.

Modulor übernimmt zudem die Weiterverarbeitung von Materialien. Darüber hinaus können Kunden weltweit das Modulor-Sortiment über einen Onlineshop beziehen. Vor allem für die Logistik bedeutet dieses umfangreiche Sortiment aus unterschiedlichen und nicht standardisierbaren Artikeln eine große Herausforderung.

Dieses schnell wachsende Unternehmen musste 2016 erstmals verpflichtend eine Jahresinventur durchführen. Dabei wurde der Wunsch nach einer smarten Lösung immer größer: „Bisher haben wir unsere Inventur mit Papierlisten gemacht. Dieser Prozess war sehr fehleranfällig“, berichtet Katharina Lins, Teamleiterin Qualitäts- und Prozessmanagement bei Modulor.

„Der Übertrag von Papier in ein System kann nicht immer ohne Fehler oder Verluste vollzogen werden, die Identifikation des zu erfassenden Artikels kann bei einem so anspruchsvollen Sortiment wie bei Modulor nicht zufriedenstellend nur durch eine Artikelbezeichnung erfolgen. Und die tatsächliche gesamte Erfassung des Bestands ist auch nur schwer nachvollziehbar“, weiß sie. „Wir suchten nach einer Lösung, die es uns erlaubte, alle Artikel wert- und mengenmäßig im Einklang mit unserem Standard-Inventurprozess über Dynamics NAV zu erfassen.“

Flexibel nutzbar

Die Suche nach einer Software, die nicht nur dynamisch anpassbar und erweiterbar ist, sondern auf die bestehenden NAV-Prozesse aufbaut, begann. Es musste eine Softwareplattform gefunden werden, die auf die vorhandene ERP-Software (NAV) aufsetzt und völlig frei auf die speziellen Anforderungen angepasst werden kann.

Lins verglich diverse Anbieter und schnell landete sie zusammen mit Sascha Jacobi, Senior Microsoft Dynamics NAV Developer, bei der „Ontego“-Produktplattform des Softwareanbieters Commsult AG, Potsdam. „Schon bei meinem früheren Unternehmen arbeitete ich viele Jahre mit Ontego. Ich kenne die Software mit allen Möglichkeiten sehr gut und wusste sofort, dass es genau das ist, was wir bei Modulor brauchen“, sagt Jacobi. „Ontego bietet uns die Möglichkeit, zukünftig verschiedene Aufgabenbereiche in unserem Unternehmen abzubilden. Dabei ist von Vorteil, dass die Software extrem flexibel einsetzbar und programmierbar ist. Ein weiteres Kriterium für unsere Auswahl war, dass das Workflow-System bei uns im Haus anpassbar und erweiterbar sein sollte. Ausschlaggebend war auch die mögliche Nutzung von multiplen Datenquellen.“

Im November 2015 startete die Implementierung von Ontego mit dem Erstellen eines konkreten Prozessablaufs durch das Prozessmanagementteam. Parallel dazu wurden diverse MDE-Geräte auf Haptik, Displaygröße und Robustheit getestet. Letztendlich entschied sich Modulor für die „Intermec CN51“-Geräte, da diese frei in Konfiguration und Betriebssystem sind.

In der zweiten Phase der Implementierung wurde der Inventurprozess in Ontego übertragen. Ein wichtiger Punkt war, dass das System verschiedene Identifikationsmöglichkeiten für jeden einzelnen Artikel bieten musste, da die Produkte von Modulor sehr vielfältig und deshalb nicht immer mit Barcodes versehen sind.

„Wir brauchten quasi ein Google für den Artikelstamm“, sagt Jacobi. „Unvollständige oder alte Artikelnummern, ungenaue Bezeichnungen – alles sollte vom System erkannt werden.“ Nach der zweiwöchigen Implementierung wurde der Prototyp intensiv getestet und entsprechend verändert. Nach nur drei Monaten konnte Ontego dann uneingeschränkt genutzt werden.

Ontego wird von nun an im Bereich des Bestands- und Qualitätsmanagements mit der Funktion „Inventur“ eingesetzt – sowohl für die Erfassung der täglichen Inventurbemerkungen und deren Abarbeitung sowie für die Jahresinventur.

Dabei galt es zwei Herausforderungen zu meistern: Für das Ladengeschäft in Berlin brauchte es eine Inventur ohne feste Lagerplätze in NAV, aber mit möglichen Zweitplatzierungen innerhalb des Ladens.

Systemseitig ist nur der Gesamtbestand des ganzen Ladens erfasst, aber nicht die individuelle Verteilung auf die Platzierungen. Im Versandlager Berlin sollte die Inventur in einem reinen Versandlager erfolgen, in dem jeder Artikel über einen festen Lagerplatz und somit lagerplatzgenaue Mengen verfügt.

2016 wurde erstmals die Jahresinventur mit Ontego durchgeführt. Dafür wurden der Laden und das Lager für zwei Tage geschlossen und 120 Mitarbeiter, ausgestattet mit 80 MDE-Geräten, nahmen die komplette Inventur vor. Durch die enorme Menge und die sehr spezifischen Artikel wurde das zeitlich kritisch. So entschied man sich bei Modulor, den Prozess nochmals zu überarbeiten.

Und so wurde die Inventur Anfang 2017 an 14 Vormittagen, verteilt auf vier Wochen, jeweils zwischen sechs und zwölf Uhr durchgeführt. Das Inventurteam aus fünf bis sieben festen Mitgliedern konnte so, ohne größere Auswirkungen auf das Ladengeschäft und vor allem ohne Umsatzverluste, die gesamte Inventur des Ladens durchführen.

„Mit unserer individuellen Ontego-Lösung konnten wir zuverlässig und schnell die Erfassung der Artikel vornehmen und die Inventur sowohl sicher als auch schnell vollziehen“, sagt Katharina Lins. Auch die täglichen Inventurbemerkungen wurden mit Ontego deutlich vereinfacht. Mitarbeiter konnten in kürzester Zeit im System eine Bemerkung über beispielsweise Bestände oder Abfragen nach fehlenden Artikeln hinterlegen, die dann direkt überprüft werden konnten. 

„Modulor hat ein Entwicklerteam, das Ontego beherrscht“, berichtet Michael Buschner, Vorstand der Commsult AG. Durch die Erfahrung von Sascha Jacobi mit Ontego konnte Modulor selbst das eigene System komplett aufsetzen – von der Anbindung des NAV-Backends über die Benutzeroberfläche bis hin zur Modellierung des Anwendungsflusses – alles unter Zuhilfenahme des Ontego-Designers.

„Unsere Prozesse sind extrem kommunikationsintensiv. So war es für uns sinnvoll, alle Schritte selbst in das System zu integrieren. Für einen Prozess wie die Inventur habe ich dafür etwa drei Wochen gebraucht. In enger Abstimmung mit Katharina Lins und ihrem Team konnten wir so die für uns optimale Lösung erarbeiten“, berichtet Jacobi. „Dennoch stand uns das Commsult-Team jederzeit mit Rat und Tat zur Seite. Lösungsvorschläge wurden zeitnah gemeinsam erarbeitet oder auch von Commsult präsentiert.“

Das IT-Unternehmen biete eine flexible Plattform, „mit der wir in der Lage sind, verschiedene komplizierte Prozesse aus dem ERP-System heraus für unsere Mitarbeiter zu vereinfachen“, sagt Jacobi. „Dabei spielen das Endgerät und das Betriebssystem keine Rolle. So besteht die Möglichkeit, im Ladengeschäft unseren Kollegen mobile und stationäre Informationsterminals anzubieten und auch Logistikprozesse effizient auf MDE-Geräten darzustellen.“ Auch von den Mitarbeitern bekomme man durchweg positives Feedback. „Nach einer 30-minütigen Einführung sind alle in der Lage, dem in Ontego implementierten Workflow zu folgen.“

Mit Wachstum Schritt halten

Derzeit ist das Entwicklerteam damit beschäftigt, Logistikprozesse wie den Wareneingang, die Einlagerung und den Warenausgang auch über Ontego aufzusetzen. So ist geplant, dass bis Weihnachten 2017 der komplette Wareneingang über die Software abgebildet wird.

„Mit Ontego haben wir eine Lösung, die individuell anpassbar ist und mit unserem Wachstum Schritt halten kann. Nichts ist ‚in Stein gemeißelt‘, so wie bei uns. Sie lässt sich dynamisch ohne große Projektlaufzeit und aufwendige Planungen an die sich immer wandelnden Anforderungen anpassen“, sagt Jacobi. „Wir gehen davon aus, dass die Inventur mit Ontego etwa um 40 Prozent effizienter erfolgt als früher. Ein tolles Ergebnis.“ mp
 



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