Inventur: Zehn Tipps für einen erfolgreichen Jahresabschluss

Wenn es auf das Jahresende zugeht, leuchten im Lager die Warnlampen auf: Die Inventur hat wieder einmal Hochsaison. Sie bereitet Inventurverantwortlichen oft Kopfschmerzen, denn mehrere tausend bis etliche zehntausend Positionen müssen erfasst werden. Für viele Unternehmen ist die jährliche Inventur immer noch ein zu hoher personeller und finanzieller Aufwand. Ausfallzeiten, Überstunden und die Einstellung von Aushilfskräften sind in den meisten Unternehmen üblich. Durch Hektik bei der Aufnahme schleichen sich sehr leicht Ungereimtheiten ein. Überschreiten daraus resultierende Differenzen eine bestimmte Wertgrenze, ist eine zeitaufwendige Nachzählung die Konsequenz.

Deshalb hat Ludger Schuh, Leiter Geschäftsbereich Inventory & Supply Chain beim Softwareanbieter Inform GmbH in Aachen, zehn Tipps für eine effiziente Inventur zusammengestellt:

• 1. Genaue Bestandsführung: Nutzen Sie ein der Branche und dem Lagertyp angepasstes Lagerverwaltungssystem. Dieses sollte Art, Menge und Wert der Positionen erfassen – egal, ob Ersatzteil-, Produktions-, Fertigteile- oder Vorratslager.
• 2. Saubere Datenerfassung: Die Erfassung unterstützen moderne Verfahren, die Strichcodes, Magnetstreifen oder RFID-Chips nutzen. Korrekt angewendet sind diese weniger fehleranfällig als die Erfassung mit Strichlisten oder Zählgeräten. Welches Verfahren für ein Unternehmen konkret in Frage kommt, ist individuell zu klären – am besten in Rücksprache mit dem zuständigen Wirtschaftsprüfer.
• 3. Prozesse: Setzen Sie auf präzise definierte Prozesse für Entnahmen und Einlagerungen durch die Mitarbeiter im Lager. Vernachlässigen Sie nicht die Schulung von neuen Arbeitskräften, um die Anzahl von Irrtümern und Nachlässigkeiten zu senken.
• 4. Stichproben:Nutzen Sie die Stichprobeninventur, sofern das Lager mehr als 1.000 Positionen umfasst. Damit sparen Sie Zeit, Arbeit und Geld. Auslieferungsstopps oder Lagerschließzeiten werden weitgehend vermieden, da die Inventur parallel zum Tagesgeschäft durchgeführt werden kann. Überstunden sowie der Einsatz von Aushilfspersonal werden unnötig.
• 5. 80/20-Prinzip: In vielen Lagern entfallen auf etwa 20 Prozent der Lagerpositionen etwa 80 Prozent des gesamten Lagerwerts. Das bedeutet, dass nur wenige, aber höherwertige Positionen vollständig aufgenommen werden müssen, da Differenzen in diesem Bereich große Auswirkungen auf das Gesamtergebnis hätten. Für den Rest des Lagerbestandes gibt es eine vereinfachte Aufnahmemöglichkeit: Die Zählung durch Stichproben.
• 6. Softwareanalyse: Lassen Sie die Lagerbestände von einer intelligenten Software analysieren. Diese ermittelt den Stichprobenumfang und die aufzunehmenden Inventurpositionen. Nach Abschluss der Zählung stellt sie dann die Hochrechnungen zur Verfügung. Die Ausfallzeiten der Lager oder Produktionsanlagen werden auf wenige Stunden reduziert oder ganz vermieden, da die Inventur parallel zum Tagesgeschäft durchgeführt werden kann. Aufgrund des verringerten Aufnahmevolumens entstehen weniger Zählfehler und es bieten sich bessere Kontrollmöglichkeiten, so dass die Genauigkeit des Inventurergebnisses mithilfe des Stichprobenverfahrens im Vergleich zur dem Ergebnis der Vollerhebung sogar größer ist.
• 7. Zeitersparnis: Das Verfahren kann nicht nur bei der Stichtagsinventur, sondern auch bei einer permanenten Inventur angewendet werden. Den eingesparten Zeitaufwand, bedingt durch den minimalen Aufnahmeaufwand, können Sie in beiden Fällen für zusätzliche Kontrollen verwenden, um ganzjährig mehr Sicherheit in Ihre Lagerbestände zu bekommen.
• 8. Mieten statt kaufen: Die Inventur-Software wird nur über den Inventurzeitraum genutzt. Hier lohnt es sich zu mieten statt zu kaufen. Nutzen Sie deshalb eine Cloud-Lösung. Hier entfallen kostenintensive Softwareinstallationen, Wartungen und Systemupdates. Außerdem werden IT-Verantwortliche entlastet, es müssen keine zusätzlichen Mitarbeiterschulungen durchgeführt werden und es entstehen keine Probleme im Bereich Datenschutz.
• 9. Wichtig: Mit den richtigen Anwendungstricks und modernen IT-Werkezeugen wird die Inventur günstiger, aber natürlich ist nichts umsonst. Die geschätzten Kosten müssen als Rückstellung in der Bilanz ausgewiesen werden, sofern diese nach dem Bilanzstichtag erfolgt – dies betrifft auch die Gebühren für eine Mietsoftware aus der Cloud.
• 10. Nachweispflicht: Es besteht Nachweispflicht für zehn Jahre nach der Erhebung der Daten. Nach jeder Inventur und jedem Zählvorgang müssen daher Aufnahmebelege, Protokolle, Anweisungen und Inventurkalender ordnungsgemäß aufbewahrt werden.